セミナー企画の進め方｜目的設定から当日までのステップと企画書の項目

自社でセミナーやウェビナーを開くことになったものの、「何から決めればよいのか」「企画書には何を書けばよいのか」と手が止まる担当者は少なくありません。テーマや登壇者の候補を並べる前に「誰に、どうなってほしいのか」を決めておかないと、集客・運営・開催後のフォローまで一貫した設計にならず、開催そのものが目的になりやすくなります。

セミナー企画は、目的・KPI・ターゲットを固め、テーマ・登壇者・形式・日程を決めて企画書にまとめ、集客・運営・フォローの担当へ引き継ぐ流れで整理できます。本記事では、この流れを7つのステップで解説し、企画書の項目を表で示します（項目は例です）。

あわせて、ASEAN（タイ・ベトナムなど）で開催する場合に、現地ニーズ・時期・言語の面で国内の企画へ足すべき視点も取り上げます。

セミナー企画の全体像と7つのステップ

まずは企画の全体像です。次の表は、企画で決める7つのステップを「決めること」「企画書の項目」の2つの観点で整理したものです。

ステップ	決めること	企画書の項目
1 目的の設定	成果を1〜2つに絞る	目的と背景
2 KPIの設計	目標値を逆算する	KPI・目標値
3 ターゲットの具体化	業種・職種・役職・検討段階・課題を決める	ターゲット
4 テーマと登壇者の決定	テーマ、タイトル、登壇者を決める	テーマ・登壇者
5 形式と日程の決定	形式、日時、尺を決める	開催概要
6 企画書の作成	予算・体制・リスクも含め承認を得る	企画書全体
7 スケジュールと役割分担	開催日から逆算して担当と期限を決める	スケジュール、運営体制

セミナー企画で後工程まで設計する理由

セミナー企画は、当日のプログラムを考えることだけではありません。集客が伸びない、申込者が当日来ない、開催後に商談へつながらないといった課題は、企画の段階で備えられる場合があります。

Livestormが2025年12月にB2B企業のマーケティング・営業などの担当者853人へ行った調査では、ウェビナーの課題として「申込者を参加につなげること」が54.2%、「申込を集めること」が43.6%、「開催後のフォロー」が38.2%と挙がりました。企画の段階で集客・運営・フォローの設計まで済ませておくことが、開催後の成果に直結するといえるでしょう。

目的・KPI・ターゲットの設計

企画の土台となる目的・KPI・ターゲットを順に設計します。

目的の絞り込みと目的別の指標

セミナーの目的には、認知拡大、リード獲得、検討促進、既存顧客との関係強化などがあります。Livestormの調査（2026年に予定する用途、n=684チーム、複数回答）では、リード獲得が69.4%、製品デモが61.9%、顧客向けトレーニングが42.8%でした。目的ごとの主な指標とテーマの方向性は、次の表のように整理できるでしょう。

目的	中心になる指標の例	テーマの方向性の例
認知拡大	申込数、参加者数、満足度	業界動向、市場の見通し
リード獲得	申込数、新規リード数、参加率	課題解決のノウハウ、事例
検討促進	商談化数、商談化率、資料請求数	導入事例、デモ
既存顧客との関係強化	参加率、追加提案の件数	活用方法、新機能の紹介

目的が増えるほどテーマや訴求は分散します。主目的を1つ、多くても2つに絞り、優先順位を企画書に書いておくと、テーマの選定や集客の訴求に一貫性が生まれます。

目標値を逆算するKPIの設計

目的が決まったら、成果から逆算して目標値を置きます。次は考え方を示す仮定の例で、各率は自社の実績に置き換えてください。

• 目標：商談5件
• 商談化率の仮定：参加者の10%が商談化すると置くと、必要な参加者は50人
• 参加率の仮定：申込者の45%が参加すると置くと、必要な申込者は約110人

参加率の目安として、Goldcastの2026年版レポート（2025年の522社・26,190件）では平均40%、Livestormの2026年版レポート（2025年の33,786セッション）では47.7%でした。どちらもウェビナー配信ツール上の集計であり、既存顧客中心か新規リード中心かで変わるでしょう。参加率は4割台を目安に仮置きし、自社の実績で置き換えていく運用が現実的です。

ターゲットとペルソナの具体化

ターゲットは、業種や企業規模、職種・役職に加えて、「どの検討段階にいて、どんな課題を抱えているか」まで具体化します。たとえば情報収集を始めたばかりの現場担当者と、導入を検討中の部門責任者では、響くテーマも内容の深さも異なります。

• 属性：業種、企業規模、職種・役職
• 検討段階と課題：情報収集か比較検討か、業務上の悩みは何か
• 営業との接点：既存の取引や過去の問い合わせの有無

ターゲットを絞るほど、テーマ・タイトル・告知文が具体的になり、集客の精度も上がります。

テーマ・形式・日程の決め方

次に、参加者が「参加したい」と感じる中身と、開催の条件を決めます。

テーマと登壇者の選び方

IDEATECHの「BtoB企業のセミナーに関する意識調査」（2024年6月実施、BtoB企業向けセミナーの参加経験者109名）では、参加理由は「常に最新の情報を知ることができるから」が57.8%で最も多く、満足度の高いセミナーの特徴は「講師の質が高い」が66.1%、「テーマに沿った内容となっている」が59.6%でした。109名への調査のため参考値ですが、テーマと登壇者の質が重視されていることは読み取れるでしょう。

テーマの候補は、営業やカスタマーサポートが顧客から受ける質問など、顧客の声から集めましょう。タイトルには、対象者と参加して得られることを入れます。テーマは自社が話したいことではなく、ターゲットが知りたいことから出発すると、企画書の説得力も高まるでしょう。登壇者は、話の分かりやすさとテーマとの相性で選びます。

対面・オンライン・ハイブリッドの比較と選び方

開催形式は、目的とターゲットの状況から選びます。次の表は、対面（会場）、オンライン、ハイブリッドを、向いている目的と、企画で決めておくことの2つの観点で比べたものです。

形式	向いている目的	企画で決めておくこと
対面（会場）	関係強化、商談化、体験やデモ	会場の収容人数と費用、受付の導線
オンライン	リード獲得、認知拡大、遠方や海外への発信	配信ツール、双方向の仕掛け、アーカイブの公開範囲
ハイブリッド	会場と遠隔の両方に届けたい場合	会場と配信の担当、遠隔参加者の発言機会

オンラインを含む場合は、アーカイブの扱いも決めておきたいところでしょう。Livestormの調査では、リプレイを誰でも見られる設定にしたウェビナーの平均視聴回数は14.60回で、登録者限定（3.97回）の約3.7倍でした。ただし公開設定にしている主催者は20%にとどまり、62%は登録者限定にしています。リードの把握と見てもらう範囲の広さのどちらを重視するかを考え、アーカイブの公開範囲まで企画書に書いておくと、設計がぶれにくくなるでしょう。

日時と時間配分の考え方

日時はターゲットの業務リズムに合わせて決めるのが基本でしょう。曜日の影響は調査によって傾向が異なり、Livestormの2025年のデータでは参加率が最も高いのは火曜の51.7%（月曜から金曜の差は1.4ポイント）でしたが、Goldcastの2025年のデータでは月曜47.2%、金曜46.9%が高く、木曜は38.7%でした。どちらも各社のプラットフォーム上の集計で、日本の参加者に限った数字ではありません。

尺は、Goldcastの調査でちょうど60分が50.5%を占め、中央値も60分でした。Livestormの調査では、平均の長さ68分に対して平均視聴時間は26分（尺の38%）です。重要な内容を前半に置き、後半は質疑や案内に充てる構成が望ましいでしょう。60分の構成例は、導入5分、本編35分、質疑応答10分、案内とアンケート10分です。

セミナー企画書の項目と書き方

企画書は、承認を得るための資料であると同時に、集客・運営・フォローの担当者が共通の前提を持つための設計図でもあります。

企画書に入れる項目の一覧

次の表は、企画書に入れる項目の例を、「何を書くか」と「書くときのポイント」の2つの観点で整理したものです。形式に決まりはないため、自社のフォーマットに合わせて取捨選択してください。

項目	書く内容	書くときのポイント
1 開催概要	仮タイトル、日時、形式、会場や配信ツール	変わる項目は「案」と明記する
2 目的と背景	なぜ今開催するのか、得たい成果（1〜2つ）	営業現場の声を根拠にする
3 KPI・目標値	申込数、参加者数、商談数	逆算に使った率の仮定も添える
4 ターゲット	業種、職種、役職、検討段階、課題	ペルソナを1人分書く
5 テーマ・登壇者	テーマ、構成と時間配分、登壇者候補	参加して得られることを一文で示す
6 集客計画	告知チャネル、開始時期、申込ページ	直前の追加告知の枠を確保する
7 運営体制とリスク	当日の担当、進行表、想定リスクと対策	欠員時の代行者を決める
8 スケジュール	開催日から逆算した作業と期限	承認と外部手配の期限を明記する
9 予算	会場・配信、登壇、制作、広告、外注の費用	最小・標準・拡張の複数案を用意する
10 フォローと効果測定	アンケート、営業への引き継ぎ、振り返り	引き継ぎの基準と期限を決める

項目を埋めること以上に大切なのは、上から下まで一貫していることです。目的・KPI・ターゲット・集客計画が一本の線でつながっていると、承認の場でも後工程でも説明に迷いません。承認を得やすくするには、冒頭に目的・KPI・予算の3点を結論として置きましょう。

集客・運営・フォローへつなぐ項目の書き方

企画書は、後工程の担当者が最初に読む資料です。次の表は、集客・運営・フォローの3つの工程について、担当者が知りたいことと、企画書に書いておく内容を対応させたものです。

後工程	担当者が知りたいこと	企画書に書いておく内容
集客	誰に何を伝え、いつまでに何人集めるか	ターゲット、訴求の軸、申込目標、告知チャネルと開始時期
運営	当日の進行と、必要な人員・機材・会場	開催概要、プログラム、役割分担、リスクと対策
フォロー	参加者をどう評価し、いつ誰が連絡するか	商談化の基準、アンケートの設問、引き継ぎの期限

特にフォローは、開催後に考えると連絡が遅れがちです。アンケートの設問と商談化の基準を企画書の段階で決めておくと、営業への引き継ぎを滞りなく進められます。回答状況をもとに、すぐ連絡する層と情報提供を続ける層を分けておきましょう。

スケジュールと役割分担の組み立て

企画書が承認されたら、開催日から逆算して作業と担当を割り振ります。

開催日から逆算するスケジュール例

次の表は、数十人から100人規模のセミナーを想定したスケジュールの例です。時期は規模や承認手順によって変わるため、自社に合わせて調整してください。

時期（目安）	主な作業
開催の2〜3か月前	目的・KPI・予算の承認、会場や配信方法の仮押さえ
開催の6〜8週間前	テーマと登壇者の確定、申込ページの作成、役割分担の決定
開催の4〜6週間前	告知の開始、営業やパートナーへの案内依頼
開催の2〜1週間前	追加告知とリマインド、進行表と資料の確定、リハーサル
開催の当日から2週間後	受付と進行、お礼メール、営業への引き継ぎ、振り返り

申込は開催直前に集まりやすい点も織り込みます。Livestormの2025年のデータでは、申込の49.7%が開催前の最後の7日間に入り、当日の申込も15.3%ありました。最終週に追加告知とリマインドを行う余力を残しておくことが、申込数と参加率の両方に効くでしょう。

役割分担表の作り方

役割分担では、誰が最終判断をし、誰が実行し、誰に報告するのかを明確にします。次の表は、社内で運営する場合の役割と担当業務の例です。

役割	主な担当業務	企画書で決めておくこと
責任者	企画の承認、予算管理、最終判断	判断の権限と報告の頻度
企画・コンテンツ担当	テーマ、プログラム、登壇者の調整	資料の提出期限
集客担当	申込ページ、告知、リマインド	申込目標と中間確認の時期
事務局・運営担当	受付、問い合わせ対応、会場や配信の手配	当日の人員配置
営業・フォロー担当	参加者への連絡、商談化の判断	引き継ぎの基準と連絡の期限

少人数の場合は1人が複数の役割を兼ねますが、その場合も役割を分けて書き出すと、抜けている業務が見つかりやすくなります。役割ごとに担当者と期限を決め、欠員が出たときの代行者まで決めておくと、直前の変更にも対応しやすくなります。本番前には進行表を使ったリハーサルを行い、オンラインなら配信環境の動作確認も済ませておきましょう。

ASEAN向けセミナーの企画で押さえる現地ニーズ・時期・言語

国内向けのセミナー企画をそのままASEANに持ち込むと、テーマ・日程・言語でずれが生じやすくなります。次の表は、国内の企画に加えて確認したい観点と、企画書に加える項目の例です。

観点	確認すること	企画書に加える項目の例
現地ニーズ	現地企業か日系企業か、関心のある課題	ターゲットの区分、ヒアリング結果
時期	祝祭日・連休、宗教行事、日本との時差	避ける期間、開始時刻（現地時間と日本時間）
言語	使う言語と通訳の要否	言語ごとの資料計画、通訳の手配
連絡手段	現地で日常的に使われる連絡手段	告知とリマインドのチャネル

現地ニーズの把握と企画への反映

ASEANでは、参加者が現地企業か、現地に進出している日系企業かで、適したテーマが変わります。日系企業の課題を知る材料として、ジェトロが2025年8月19日から9月17日に実施した「2025年度 海外進出日系企業実態調査（アジア・オセアニア編）」のベトナム分（906社が回答）が参考になるでしょう。今後1〜2年で事業を拡大すると答えた企業は56.9%でASEAN首位、直近2年間で採用が困難になっていると答えた企業は48.2%（ASEAN全体は36.8%）でした。

同調査では、現地調達率は38.1%、うち地場企業からの調達率は18.3%で調査開始以来の最高でした。拡大意欲が高い一方で採用や現地調達にも課題が挙がっていることから、人材確保や現地サプライヤーの活用は、関心を集めやすいテーマの候補と考えられます。ただし日系企業が対象の調査であり、現地企業の関心とは異なる可能性もあるでしょう。公的な調査で当たりをつけ、現地のパートナーや担当者へのヒアリングでテーマを確かめることが、現地ニーズに沿った企画につながります。

開催時期・祝祭日・時差への配慮

開催日は、現地の祝祭日や連休を避けるのが基本でしょう。タイ外務省の在外公館が公表した2026年の祝日一覧では、ソンクラーン（旧正月）は4月13日から15日の3日間でした。ベトナムでは、2027年のテト（旧正月）の休みについて、公務員向けに2月4日から10日までの7日間とする日程を政府が承認したと、2026年10月に報じられました（VnExpress International、Vietnam News）。民間企業は3つの案から日程を選べるため、取引先ごとに休みが異なる場合もあるでしょう。

日本からのオンライン参加も想定する場合は、時差にも注意が必要です。タイとベトナムはUTC+7で、日本（UTC+9）より2時間遅れています。開始時刻は現地時間と日本時間を併記しましょう。タイは人口の約95%が上座部仏教徒とされ（ジェトロ）、2026年にはウィサーカブーチャーの振替休日が6月1日に設定されたように、仏教関連の祝日も暦に含まれます。開催を検討する年の公式カレンダーで祝祭日と連休を確認することが欠かせないでしょう。

言語と連絡手段の設計

タイの言語はタイ語、ベトナムの公用語はベトナム語です（ジェトロ）。案内状、申込ページ、当日のスライド、質疑応答、アンケートといった参加者が触れる場面ごとに、使う言語と通訳の要否を企画の段階で決めましょう。日本語の資料を訳すだけでは現地の関心とずれることもあるため、タイトルや事例の見直しも必要になるでしょう。

DataReportalの「Digital 2026」（2025年後半時点）では、タイのLINEの月間アクティブユーザーが5,600万人、ベトナムのZaloの月間アクティブユーザーが7,830万人とされています。国内のメール中心の告知に、現地で使われるチャネルを加える設計が必要でしょう。言語は場面ごとに決め、告知とリマインドのチャネルは現地で使われているものを企画書に書いておくことが、現地の参加者に届く企画の前提です。

セミナー企画をプロに任せる選択肢

社内の人員や経験が限られる場合は、企画の段階から外部に相談する選択肢もあります。

外部に任せる範囲と判断の目安

次の表は、自社で進めやすい場合と外部の活用を検討したい場合を、規模と形式、人員と経験、開催地の3つの観点で整理したものです。

観点	自社で進めやすい場合	外部の活用を検討したい場合
規模と形式	少人数・オンラインで、毎回同じ形式	大規模、会場開催、ハイブリッドで手配が多い
人員と経験	分担できる人員と、開催のノウハウがある	担当者が兼務、または初めての開催
開催地	国内で、現地の事情に通じている	ASEANなど海外で、会場・言語・祝祭日の確認が必要

外部に任せる場合も、目的・KPI・ターゲットは主催者側で決める必要があるでしょう。企画書の項目を埋めておくと、見積もりの比較や委託範囲のすり合わせがしやすくなります。目的とKPIは自社で決め、手配や運営の実務を外部に任せるという分担が、現実的な選択肢の一つです。

ビッグビートのセミナー・ウェビナー支援

株式会社ビッグビートは、1995年3月に設立された会社で、広告やイベント、広報などの計画実行をワンストップで支えています。セミナー・カンファレンスでは、数人から数千人規模に対応し、支援範囲は企画、集客、来場者管理、事務局対応、造作、運営、各種手配、クローズ対応に及びます。

メニューの例には、新製品発表会、ユーザー向けセミナー、ハンズオンセミナーなどがあり、自社開発のイベント管理システム「B-Square」で、登録、受付、オンライン配信などを一括で管理できます。対面、オンライン、ハイブリッドの各形式に対応し、2020年に自社配信スタジオを開設したほか、サイボウズ株式会社のユーザー向けセミナーなどの支援実績も公式サイトに掲載されています。企画から集客、運営、クローズ対応までを一貫して任せられる点は、外部に相談する際の判断材料になるでしょう。

ビッグビートのASEANセミナー開催支援

ビッグビートは、2018年にタイ、2025年にベトナムへ現地法人を設立しています。タイ・ベトナムなどでのセミナー開催についても、公式サイトの解説記事で、次の6つの支援内容として紹介されています。

• 企画・設計支援：目的の整理、ターゲットの具体化、現地の関心に合わせたプログラム設計
• 会場選定・現地手配：目的や規模に合わせた会場選定と現地での手配
• 多言語対応の運営スタッフ・通訳手配：受付・進行、質疑応答、個別商談での通訳
• 集客・プロモーション支援：現地の連絡手段を踏まえた計画
• 当日運営・進行管理：受付、時間管理、現地でのトラブル対応
• アフターフォロー・レポート作成：開催後のフォローと結果の整理

海外展示会の出展支援も手がけているため、海外展示会の出展サポートとあわせて、展示会の会期に合わせたセミナー開催といった組み合わせも相談できます。ASEANでの開催を含めて企画の段階から相談できるため、国内向けの企画書を現地向けに組み替える際にも役立つでしょう。

よくある質問

Q. セミナー企画は何から始めればよいですか

A. 最初に、開催の目的を1〜2つに絞り、成果を測るKPIとターゲットを決めましょう。テーマや登壇者から考え始めると、集客や開催後のフォローにつながりにくくなります。

Q. セミナー企画書に決まった形式はありますか

A. 決まった形式はありません。本記事の項目表を参考に、自社の稟議や社内フォーマットに合わせて取捨選択してください。承認者と後工程の担当者が必要な情報を読み取れれば十分です。

Q. セミナー企画は開催の何か月前から始めるべきですか

A. 規模や形式によって異なります。本記事のスケジュール例では、開催の2〜3か月前に承認を得る想定です。会場開催や大規模なイベント、海外開催では、会場や通訳の確保に時間がかかるため、早めの相談が安心でしょう。

Q. 参加者が集まらないときは、企画のどこを見直しますか

A. ターゲット、テーマ、タイトル、告知の開始時期の順に見直します。Livestormの2025年のデータでは申込の49.7%が開催前の最後の7日間に入っているため、直前の追加告知の余地も確認しましょう。

Q. ASEANでセミナーを開催する場合、国内の企画に何を加えればよいですか

A. 現地ニーズ、時期、言語の3点です。参加者が現地企業か日系企業かでテーマを分け、現地の祝祭日と日本との時差（タイ・ベトナムは2時間）を確認し、言語と通訳、LINEやZaloなど現地で使われる連絡手段も決めましょう。

まとめ

セミナー企画は、目的・KPI・ターゲットを先に固め、テーマ・形式・日程を決めて企画書にまとめ、スケジュールと役割分担に落とし込む流れで進めます。7つのステップを順に踏むと、集客・運営・フォローまで一貫した設計になります。

企画書は、承認を得るためだけの資料ではなく、集客・運営・フォローの担当者が共通の前提で動くための設計図です。参加率や申込時期の公開データも、目標を置く手がかりになるでしょう。

ASEANで開催する場合は、現地ニーズ、祝祭日と時差、言語と連絡手段を企画書の追加項目として確認しておきましょう。まずは開催の目的を一文で書き出し、本記事の項目表を埋めるところから始めてみてください。

株式会社ビッグビートは、BtoBマーケティングのプロフェッショナルとして、カンファレンス・セミナー・ウェビナーの支援を行っています。数人規模の勉強会から数千人規模の大型カンファレンスまで、企画・集客・事務局・当日運営・フォローを一貫して提供。自社開発のイベント管理システム「B-Square」による効率的な運営と、IT・製造業を中心とした企業支援の実績が強みです。

■ 参考文献

• Livestorm「Webinar Benchmark Report 2026（2025年の33,786セッション・853人の調査）」
• Goldcast「2026 B2B Webinar Benchmark Report（2025年の522社・26,190件のウェビナー集計）」
• IDEATECH／リサピー「BtoB企業のセミナーに関する意識調査（セミナー参加経験者109名）」
• ジェトロ「業績や事業拡大意欲は好調継続、採用難の課題感は高まる（ベトナム）」
• ジェトロ「タイ 概況・基本統計」
• ジェトロ「ベトナム 概況・基本統計」
• Royal Thai Embassy, Phnom Penh（タイ外務省在外公館）
• VnExpress International「Vietnam picks 7-day Tet break for 2027 over 10-day option」
• Vietnam News「Holiday schedules for Vietnamese Culture Day, Lunar New Year, National Day approved」
• DataReportal「Digital 2026: Thailand」
• DataReportal「Digital 2026: Vietnam」