海外セミナー集客から企画・運営まで｜ビッグビートのASEANセミナー・カンファレンス開催支援

海外でセミナーやカンファレンスを開くとき、日本と同じやり方で告知しても、思うように申込が集まらないという声は少なくありません。使われている連絡手段も、祝祭日や就業時間の感覚も、参加者が重視するポイントも国ごとに異なります。国内で培ったセミナー集客の方法をそのまま持ち込むだけでは、足りない場面が出てくるでしょう。

株式会社ビッグビートは、タイ、ベトナムなど海外でのセミナー・カンファレンス開催をトータルに支援する運営サポートを提供しています。海外でも日本国内と変わらない高品質な企画・運営が可能なこと、ASEANを中心とする海外ネットワークを生かせること、現地の商習慣や文化、参加者の嗜好を踏まえてローカルのニーズに合わせたイベントに仕上げられること。この3点が、支援の軸です。

本記事では、海外開催ならではの難しさ、ビッグビートの強みと6つの支援内容、現地に合わせる工夫、海外でのセミナー集客のコツ、進め方を順に整理します。ASEANでの開催を検討している担当者の方は、判断材料としてご覧ください。

海外でセミナー・カンファレンスを開催する難しさ

海外での開催は、国内開催の延長ではありません。つまずきやすい点を、3つの視点から整理しましょう。

言語・文化・商習慣の違い

ビッグビートは、国際市場への展開や海外パートナーとの関係強化には、セミナーやカンファレンスのようなクローズドなオフラインの場でのコミュニケーションが欠かせないと考えています。ただ、言語や文化、商習慣への理解が不十分なまま開催すると、参加者の満足度や成果に大きな差が生じてしまう、というのが同社の見方です。

たとえば、日本語の資料を現地語に置き換えただけでは、伝えたい内容が伝わるとは限らないでしょう。ビッグビートが2026年6月30日に開催したウェビナーのレポートでは、海外BtoBの失敗要因のひとつとして、日本基準の過度な訴求が現地のニーズとずれてしまう点が挙げられています。セミナーの内容も告知の文面も、現地の参加者の目線で組み立て直すことが、海外開催の出発点です。

国ごとに異なる集客チャネル

日本のBtoBセミナー集客といえば、メールマガジンや企業サイト、検索連動型の広告が中心になりがちでしょう。ところがASEANでは、日常的に使われる連絡手段が国ごとに違います。DataReportalの「Digital 2026」によると、ベトナムではFacebookの広告到達数が2025年後半時点で7,900万人、Zaloの月間アクティブユーザーが7,830万人とされています。タイではLINEの月間アクティブユーザーが5,600万人、Facebookの広告到達数が5,150万人。

いずれもメッセージや広告の配信ツールに基づく推計値で、実人数そのものではありません。それでも、国によって主役となるアプリが異なることは読み取れます。国内で成果の出たメール中心の告知だけでなく、現地の人が普段使っているチャネルを見極めることが、海外セミナー集客の前提となるでしょう。

国別の主なSNS・メッセージアプリの利用規模（DataReportal 2026年版、2025年後半時点）

国	アプリ	数値（何の数字か）
ベトナム	Facebook	7,900万人（Metaの広告到達数）
ベトナム	Zalo	7,830万人（月間アクティブユーザー）
タイ	LINE	5,600万人（月間アクティブユーザー）
タイ	Facebook	5,150万人（Metaの広告到達数）

会場・時期・通訳をめぐる運営面の課題

運営面でも、国内との違いは少なくありません。会場の探し方や予約の流れ、備品や配信機材の手配先、当日のスタッフの確保など、現地の事情に通じていなければ判断しにくい場面が続きます。参加者が複数の言語を使う場合は、通訳の手配や、資料の言語をどう分けるかも検討事項となるでしょう。

開催国側のイベント市場は、拡大が続いています。タイ・コンベンション&エキシビション・ビューロー（TCEB）は同国のMICE分野が2024年に前年比で40%超拡大したと述べており、ベトナムでも、2025年9月にハノイで開かれた「Vietnam MICE EXPO 2025」には800社超の国内外企業と1,500人超の代表者の参加が見込まれると、開催前の2025年7月に報じられていました。現地で開催できる会場や事業者が増えるなかで、自社の目的に合う会場と運営体制をどう選ぶかが、開催の質を左右するでしょう。

ビッグビートのASEAN開催支援の3つの強み

ここからは、ビッグビートが海外でのセミナー・カンファレンス開催を支援するうえで大切にしている3つの強みを見ていきましょう。BtoBマーケティングの実績は30年以上に及び、タイとベトナムに現地法人を有しています。

海外でも変わらない高品質な企画・運営

1つ目の強みは、海外においても、日本国内と変わらない高品質なカンファレンス・セミナーの企画・運営が可能なこと。開催目的の整理からプログラムの組み立て、当日の進行管理まで、日本の品質基準を保ったまま、現地で滞りなく実行することを目指します。

海外開催では「現地任せで細部が見えない」「品質にばらつきが出る」といった不安を抱く主催者もいるでしょう。日本語で相談でき、日本の基準で品質を確認できる窓口があることが、海外での初めての開催でも安心して任せられる理由の一つになります。

ASEANを中心とする海外ネットワークとの融合

2つ目の強みは、ASEANを中心とする強力な海外ネットワークを、国内水準の運営力と融合できる点。ビッグビートはタイ・ベトナムに現地法人を持ち、海外展示会の出展支援などを通じて、現地との接点を築いてきました。

こうした現地との関係は、会場や運営スタッフ、通訳の手配、現地の関係者への働きかけといった場面で生きてくるでしょう。日本側の窓口とASEANの現地ネットワークが一体となって動くことで、日本にいながら、現地の状況に即したセミナーやカンファレンスを開催しやすくなります。

ローカルのニーズに合わせたイベントの提供

3つ目の強みは、現地の商習慣や文化、参加者の嗜好などを踏まえ、ローカルのニーズに合わせたイベントを提供できる点。同じ内容でも、伝え方や進行、開催の時期によって、参加者の受け止め方は変わるでしょう。

ビッグビートは、「現地に最適化されたイベント運営をワンストップで支援する」ことを基本方針としています。日本の型を持ち込むのではなく、現地の参加者にとって価値のある体験に作り替えることが、ブランド認知の向上や商談機会の創出、事業拡大につながると考えるためです。

3つの強みと、海外開催で解決できる課題の対応表

強み	海外開催で生じやすい課題	強みが生きる場面
国内と変わらない高品質な企画・運営	品質のばらつき、細部の確認しにくさ	企画・設計、当日運営・進行管理
ASEANを中心とする海外ネットワーク	会場・スタッフ・通訳の確保、現地との調整	会場選定・現地手配、運営スタッフ・通訳手配
ローカルのニーズに合わせた開催	現地の参加者に届かない訴求、時期や進行のずれ	プログラム設計、集客・プロモーション

海外開催の6つの支援内容

ビッグビートの海外セミナー・カンファレンス運営サポートは、次の6項目で構成されるサービス。項目ごとに、何を担うのか、主催企業にとってどんな意味があるのかを整理していきましょう。

企画・設計支援

最初に行うのは、開催の目的の整理です。現地企業との関係づくり、新製品の紹介、既存パートナーとの関係強化など、目的によってテーマも参加者の顔ぶれも変わってくるでしょう。ビッグビートでは、目的をもとにセミナーやカンファレンスの構成を設計し、現地に合った形へ落とし込みます。

誰に来てほしいのかも、目的とあわせて整理しておきましょう。ターゲットとゴールを先に決めておくと、テーマの選定も、告知の言葉も、当日の進行も一貫性を持たせられます。開催前に設計を固めておくという考え方は、国内のセミナー集客でも海外でも共通するでしょう。

• 目的の整理：現地企業との関係づくり、認知の拡大、商談機会の創出など、開催で得たい成果を言語化する
• ターゲットの具体化：参加してほしい企業の業種、規模、役職を決める
• プログラム設計：テーマ、登壇内容、時間配分を、現地の参加者の関心に合わせて組み立てる

会場選定・現地手配

会場は、参加者の移動のしやすさ、収容人数、設備、費用など、確認すべき点が多く、現地の事情に通じた担当者がいると判断しやすいでしょう。ビッグビートでは、開催の目的や規模に合わせた会場の選定から、現地で必要となる手配までを支援します。

タイでは、MICE関連のイベントの60%超がバンコクで開かれているとTCEBが述べています。開催地の選び方ひとつでも、都市ごとの特徴を踏まえた検討が欠かせない点。現地の事情を知る担当者が会場選定に関わることで、開催後に「立地や設備が合わなかった」と気づく事態を避けやすくなります。

多言語対応の運営スタッフ・通訳手配

海外開催では、運営スタッフの言語対応が、参加者の満足度に直結するでしょう。ビッグビートでは、多言語に対応できる運営スタッフと通訳の手配を支援しています。受付での案内、登壇者と参加者のやり取り、質疑応答など、言葉が必要な場面は開催中に何度も訪れます。

通訳の役割は、単に言葉を置き換えることにとどまらないでしょう。専門用語の扱いや、登壇内容の意図を汲んだ訳し方によって、伝わり方が大きく変わります。通訳は当日の質に大きく関わる要素として、企画の段階から進行や資料と一緒に設計しておくのが安心です。

• 運営スタッフ：受付、誘導、進行のサポートを、現地の言語に対応できる人員で担う
• 通訳：登壇や質疑応答、個別の商談での通訳を、内容に合わせて手配する
• 資料の言語：スライドや配布資料を、日本語、英語、現地語のどれで用意するかを整理する

集客・プロモーション支援

海外セミナーの集客では、告知の手段を現地の参加者の行動に合わせる必要があるでしょう。ビッグビートでは、集客・プロモーションを支援サービスの一つとして提供しており、現地で使われている連絡手段や、参加してほしい企業との接点を踏まえて計画します。具体的な考え方は、後述の「海外でのセミナー集客のコツ」で取り上げましょう。

ビッグビートはタイ・ベトナムに現地法人を持ち、海外向けSNS運用支援や海外展示会の出展支援も手がけています。セミナーの告知を、現地のSNSや展示会での接点と組み合わせる設計も、ご相談のなかで検討できます。

当日運営・進行管理

当日は、受付から進行、質疑応答、懇親の場までを運営スタッフが担うことになるでしょう。日本国内と変わらない品質を目指して進行を管理し、想定外の事態にも現地で対応します。主催企業の担当者は、登壇や来場者との会話に集中できるようになります。

海外開催では、会場側とのやり取りや、言語をまたぐ連絡が発生しやすいでしょう。進行表を事前に共有し、役割ごとの担当を明確にしておくことで、当日の混乱を抑えやすくなります。

• 受付・誘導：来場者の名簿確認、資料の配布、会場内の案内
• 進行管理：プログラムの時間管理、登壇者や通訳との連携
• トラブル対応：機材の不具合や急な変更への現地対応

アフターフォロー・レポート作成

開催後は、アフターフォローとレポート作成を支援します。海外開催では、当日の参加者との関係を、帰国後も途切れさせずに続けることが重要でしょう。せっかく生まれた接点も、フォローが遅れると温度が下がってしまいます。

開催の結果をレポートとして整理しておくと、次の企画や商談の判断材料になります。申込数や参加者の顔ぶれ、当日の反応などを振り返り、次回の開催や個別のフォローに生かす流れをつくっていきましょう。

現地に合わせるための工夫

海外開催で成果を出すには、現地に合わせる工夫が欠かせません。ここでは、時期、言語、訴求という3つの観点から、具体的な考え方を見ていきましょう。

開催時期と祝祭日への配慮

祝祭日や連休は、国によって大きく異なる点に注意が必要でしょう。ベトナムでは、内務省の発表によると2026年の旧正月（テト）の休みは2月14日から22日までの9日間で、建国記念日の連休は8月29日から9月2日までの5日間でした。タイでは、2026年のソンクラーン（水掛け祭り）が4月13日から15日で、マーカブーチャーやアサーンハブーチャーといった仏教関連の祝日も暦に含まれています。

マレーシアやインドネシアでは、イスラム教の断食月（ラマダン）の時期も考慮が必要になるでしょう。2027年は2月8日ごろから始まる見込みとされていますが、開始日は各国の宗教当局の発表により確定します。開催時期は、現地の祝祭日や宗教上の行事を確認したうえで、参加者が参加しやすい日を選ぶことが大切です。

2026年に確認できるベトナム・タイの主な祝祭日（開催日の検討材料）

国	祝祭日	2026年の日程
ベトナム	旧正月（テト）の休み	2月14日から22日（9日間）
ベトナム	建国記念日の連休	8月29日から9月2日（5日間）
タイ	ソンクラーン	4月13日から15日
タイ	マーカブーチャー	3月3日
タイ	アサーンハブーチャー	7月29日

祝祭日の日程は年ごとに変わるため、開催を検討する年の公式カレンダーで確認する必要があるでしょう。

言語と通訳の設計

言語の設計は、通訳を入れるかどうかだけの問題ではありません。案内状、申込ページ、当日の資料、質疑応答と、参加者が触れる場面ごとに、どの言語で用意するかを整理します。英語で足りる場面もあれば、現地語でなければ伝わりにくい場面もあるでしょう。

ビッグビートのサービスには、Webサイトや販促物の多言語展開、海外向けのコンテンツ制作も含まれています。案内状や申込ページ、当日の資料の言語を、通訳の手配と合わせて一体で設計することで、参加者の体験に一貫性が生まれます。

現地のニーズに沿った訴求とプログラム

現地のニーズに沿った訴求も、海外開催の成果を左右するでしょう。ビッグビートの2026年6月30日のウェビナーでは、日本向けのオーバースペックな訴求をそのまま現地に持ち込んでしまう失敗が紹介されました。ベトナムの機械分野の例では、現地が求めるのは「自社での修理のしやすさ」「中国製機械との互換性」「初期費用の安さ」などだったといいます。参加者の関心を捉えていない内容では、セミナーへの申込にも、その後の商談にもつながりにくいでしょう。

そのため、企画の段階から、現地の参加者が何に困り、何を知りたいのかを確かめます。日本で評価される強みを、現地の関心に合わせた言葉と事例で伝え直すことが、ローカルのニーズに合わせたイベントの基本です。

海外でのセミナー集客のコツ

セミナー集客のノウハウといえば、メール配信や企業サイトを軸にした告知が国内では定番でしょう。海外開催では、これに現地のチャネルを重ねる考え方が必要になります。3つのポイントを整理します。

現地で使われる連絡手段に合わせた告知

海外でのセミナー集客の方法を考えるとき、最初に確認したいのは、現地の参加者が普段使っている連絡手段でしょう。タイではLINEが、ベトナムではZaloとFacebookが広く使われていることは、すでに見たとおりです。LINEの親会社であるLINEヤフーの2026年1月の記事によると、タイでは政府機関や銀行、小売企業もLINE公式アカウントで顧客とやり取りしています。

ベトナムのZaloには、企業向けの公式アカウントの種別があるものの、開設にはベトナムの法人が必要とされているため、事前の確認が欠かせないでしょう。ビッグビートが開催したウェビナーのレポートでは、ZaloやFacebookの活用が話題に上りました。登壇者は、展示会当日にQRコードでZaloのつながりをつくる方法や、業界特化のメディアが少ないベトナムでFacebookが認知拡大に重要になることを述べています。国内のBtoBセミナー集客で使うメールや企業サイトに、現地の連絡手段を組み合わせることが、海外での申込を増やす近道になるでしょう。

申込やチケットの管理には、現地のサービスを使う方法もあります。バンコクに本拠を置くEventpopは、カンファレンスやオンラインイベントにも対応した申込・チケット販売の仕組みを提供しています。

申込から参加までの動きを踏まえたリマインド

申し込んだ人が全員当日に参加するとは限らない点にも、注意しましょう。ウェビナー集客の参考として、ウェビナー配信ツールを提供する2社の調査から、参加率の目安を見てみましょう。Goldcastの2026年版レポートは、2025年に開催された26,190件のB2Bウェビナーを分析しており、平均で申込251人に対して参加102人、参加率は40%でした。Livestormの2026年版レポートは、2025年の33,786セッションを対象に、平均で申込175人に対して当日のライブ参加が83人と報告しています。

Livestormのレポートでは、申込のおよそ半数（49.6%）が開催前の1週間以内に入り、当日の申込も15.3%あったという結果。これらの調査は時間帯を米国東部時間で集計したオンライン開催のデータであり、ASEAN地域に限った数字ではありません。ただ、申込が直前に集まりやすいこと、申込者の半数前後が欠席しうることは、海外のセミナー集客でも計画に織り込んでおきたい点です。

ウェビナーの申込と参加に関する2つの調査（いずれも2025年のデータ）

調査	対象	結果（何の数字か）
Goldcast 2026年版	522社のB2Bウェビナー26,190件	1回あたり平均で申込251人に対し参加102人（参加率40%）
Livestorm 2026年版	33,786セッション	1回あたり平均で申込175人に対しライブ参加83人
Livestorm 2026年版	申込のタイミング	開催前1週間以内が49.6%、当日の申込が15.3%

リマインドは、ここで紹介した現地の連絡手段と組み合わせると効果を見込めるでしょう。ZaloにはZNS（Zalo Notification Service）と呼ばれる通知の仕組みがあり、予約の確認やイベント参加に関する通知にも使えるとされています。LINEでも公式アカウントから案内を配信できます。

展示会や関連イベントとの連動

海外では、展示会と合わせてセミナーを開く設計も有効でしょう。展示会の会期に合わせれば、すでに現地に集まっている来場者にセミナーを案内できます。ビッグビートは、ASEAN地域を中心に海外展示会の出展を支援しており、展示会とセミナーを組み合わせた計画も、相談のなかで検討できます。

ビッグビートのウェビナーレポートでも、展示会の前後でデジタルの施策をつなぐ考え方が紹介されているのが参考になるでしょう。事前に特定の工業団地を指定した広告を配信し、当日はZaloで接点を確保し、事後は温度感に応じてフォローするという一連の流れ。展示会とセミナーを別々の施策にせず、一つの流れとして設計すると、集めた接点を無駄にしにくくなります。

• 展示会の前：展示会の出展者や来場予定者に向けて、セミナーの開催を案内する
• 展示会の会期中：ブースでセミナーの案内を配布し、申込のQRコードを用意する
• 展示会の後：名刺交換した相手へ、セミナーとフォローの案内を届ける

ビッグビートのASEAN事業部では、タイやベトナムの市場を題材にした過去のウェビナーのアーカイブや、ベトナムの展示会活用に関する資料を公開しています。開催のイメージをつかむ材料として、あわせてご覧ください。

開催までの進め方と役割分担

海外開催では、日本側と現地側の連携が成否を左右します。ここでは、相談から開催後までの流れと、主催企業とビッグビートの役割分担を見ていきましょう。

相談から開催後までの流れ

支援は、お問い合わせから始まります。開催を検討している国や都市、目的、想定する規模、希望の時期をお知らせいただければ、そこから企画の方向性を一緒に整理できます。会場の押さえや通訳の確保には時間がかかることも多いため、開催時期が決まっている場合は、できるだけ早い段階で相談しておくのが安心でしょう。

1. お問い合わせ：開催の国・都市、目的、規模、時期をお知らせいただく
2. ヒアリングと企画：ターゲットとゴール、テーマ、開催形式の方向性をすり合わせる
3. 現地手配：会場の選定、運営スタッフや通訳の手配を進める
4. 集客・プロモーション：現地の連絡手段を踏まえて告知し、申込を受け付ける
5. 当日運営：受付、進行、通訳、トラブル対応を担う
6. アフターフォロー：開催後のレポートを作成し、次の接点づくりを整理する

大型のカンファレンスでは、登壇者の調整も含めて準備の期間が長くなります。具体的な期間は、開催国や規模、内容によって変わるため、ご相談時に見通しをお伝えします。

主催企業とビッグビートの役割分担

海外開催を円滑に進めるには、主催企業が決めることと、ビッグビートが担うことを最初に整理しておくと安心でしょう。次の表は、6つの支援内容に沿った役割分担の一例です。実際の分担は、開催の内容に応じて調整します。

主催企業とビッグビートの役割分担の例

工程	主催企業	ビッグビート
企画・設計	開催の目的、伝えたい内容、登壇者の決定	企画・設計支援、現地向けの構成の提案
会場・手配	予算や希望条件の共有	会場選定・現地手配
スタッフ・通訳	使用する言語や専門用語の共有	多言語対応の運営スタッフ・通訳手配
集客	招待したい企業や参加してほしい層の共有	集客・プロモーション支援
当日	登壇、来場者との対話	当日運営・進行管理
開催後	参加者へのフォロー、商談の判断	アフターフォロー・レポート作成

日本語で相談しながら、現地での運営を進められる点が、日本の主催企業にとっての安心材料になるでしょう。

よくある質問

Q. どの国で開催できますか

A. ビッグビートは、タイ、ベトナムなど海外でのセミナー・カンファレンス開催を支援しています。ASEANの中でも、開催を検討している国や都市によって準備の内容が変わるため、まずは開催したい国、目的、規模をお知らせください。

Q. 日本語で相談できますか

A. 日本語でご相談いただけます。ASEAN事業部のサイトには、日本とベトナムの電話番号を掲載しています。まずはお問い合わせフォームから、開催のご希望をお知らせください。

Q. 集客だけ、または当日運営だけの依頼はできますか

A. 支援は、企画・設計、会場選定・現地手配、運営スタッフ・通訳手配、集客・プロモーション、当日運営、アフターフォローの6項目で構成されています。どの範囲をお任せいただくかは、ご要望をうかがったうえで整理しましょう。

Q. 通訳は手配してもらえますか

A. 多言語対応の運営スタッフと通訳の手配が、支援内容に含まれています。登壇や質疑応答、個別の商談など、必要な場面をお知らせいただければ、進行に合わせた設計を一緒に検討します。

Q. 海外のセミナー集客は、国内とどこが違いますか

A. 大きな違いは、使われている連絡手段や、祝祭日、参加者の関心にあるでしょう。たとえばタイではLINE、ベトナムではZaloやFacebookが広く使われています。国内のセミナー集客のノウハウを土台にしながら、現地のチャネルと時期に合わせて告知を組み立てることが欠かせないでしょう。

Q. 展示会と組み合わせて開催できますか

A. ビッグビートは、海外展示会の出展支援も行っています。展示会の会期や来場者と連動させたセミナー開催の可否は、開催する国や展示会によって変わるため、具体的な計画をお知らせください。

まとめ

海外でセミナーやカンファレンスを成功させるには、言語、集客チャネル、祝祭日、会場、参加者の関心といった現地の条件に合わせて、企画から運営まで設計することが求められるでしょう。国内で通用したセミナー集客の方法を持ち込むだけでは足りず、現地の連絡手段や時期を踏まえた組み立てが欠かせません。

ビッグビートは、海外でも国内と変わらない高品質な企画・運営、ASEANを中心とする海外ネットワーク、ローカルのニーズに合わせたイベントの提供を強みとしています。企画・設計から、会場選定・現地手配、多言語対応の運営スタッフ・通訳手配、集客・プロモーション、当日運営、アフターフォローまでを、ワンストップで支援する体制。

株式会社ビッグビートは、海外展示会出展のサポートをしています。特に、タイやベトナムに現地法人を有しており、出展企画の立案から展示ブースの設営、コンパニオンをはじめとする運営スタッフの手配や管理に至るまで、日本の高い品質基準を維持したまま、現地からの迅速なサポートを提供することが可能です。あわせて、タイ、ベトナムなど海外でのセミナー・カンファレンス開催も、企画から当日運営、フォローまでトータルに支援しているのも特長。